سكرتير – Retaj Tech Inc.

الهدف العام من الوظيفة:
القيام بالمهام والتعليمات الخاصة بتنظيم وترتيب مواعيد لقاء موظفي الإدارة العليا (المدير العام ومساعده ) وطباعة الرسائل الصادرة من المصنع للغير وكذا تنظيم وتنسيق عملية الاستلام والتسليم للبريد الوارد والصادر من المصنع وتوزيعه للإدارات والأقسام فيها ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة من المسئولين في الإدارة العامة الموجهة للوحدات الإدارية الأدنى, كما تقوم بتنظيم واستقبال الضيوف الوافدين للمصنع وتحديد مواعيد لقاءاتهم بحسب المواعيد المنسقة والمنظمة وبموجب تعليمات المسئولين.
الوصف الوظيفي :
استقبال المتعاملين والزائرين وتسهيل مقابلتهم للمدير العام وكذلك استقبال المكالمات التلفونية والفاكسات والإيميلات وتسجيل ذلك في سجل الإيصالات في حالة غياب المدير العام.
استقبال المراسلات الواردة بالتسليم المباشر أو من خلال صندوق البريد الخاص بالمصنع وإعطاءها الرقم المسلسل والتاريخ من واقع القيد في سجلات المراسلات.
إحالة المراسلات إلى جهات الاختصاص بعد عرضها على المدير العام أو من يفوضه بذلك.
متابعة المراسلات الواردة إلى المدير العام للتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بصددها وإعادتها للملف الخاص بها وفق ما هو محدد لها.
الرد على المراسلات بموجب تعليمات أو أوامر المدير العام سواء كانت مراسلات داخلية تتعلق بالمصنع أو مراسلات لجهات خارج المصنع.
إعداد المراسلات الصادرة عن المصنع جاهزة للتسليم بعد إعطائها الرقم المسلسل الصادر من واقع القيد في سجلات المراسلات.
حفظ صور من المراسلات الصادرة حسب تسلسل الرقم والتاريخ في ملف الصادر العام.
حفظ صورة من المراسلات الصادرة مع أولياتها ومرفقاتها بالملف الخاص حسب طبيعتها.
حفظ المراسلات الداخلية والمستندات الخاصة بالمدير العام بملفات خاصة وبحسب طبيعته وبطريقة منظمة.
إعداد التعاميم والأوامر الإدارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها وفق توجيهات المدير العام .
متابعة تنفيذ وتسليم كافة التقارير والأوامر الإدارية إلى الإدارات المختلفة داخل المصنع ومنها للعرض على المدير العام وإبلاغ توجيهاته.
تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها من قبل المدير العام.
ترتيب أرشيف السكرتارية ومسئول عنه مسئولية كاملة وعن جميع المستندات والملفات و مستندات أصول المؤسسة المسلمة له.
المتابعة المستمرة لتواريخ المستندات الخاصة بالمصنع التي تحتاج إلى تجديد.

Job Details

Date Posted:2017-12-14
Job Location:Mecca, Saudi Arabia
Job Role:Administration
Company Industry:Manufacturing and Production

Preferred Candidate

Career Level:Mid Career
Degree:Diploma

التقدم للوظيفة الان

أنشئ سيرتك الذاتية الآن و تواصل على الفور مع أكبر و أفضل الشركات اون لاين. إنشائك لسيرة ذاتية على موقع المازن.كوم هي الوسيلة الأكثر فعالية للحصول على الوظيفة سكرتير – Retaj Tech Inc. بكل سهولة الان مجانا.


تعليقك علي الوظيفة